Política de Tratamiento de Datos
NICOLÁS HEREDIA COMBAR, MD, (en adelante se denominará LA CLÍNICA) ubicada en la Calle 90 No. 19a – 49, consultorio 306, Edificio Bambú de la ciudad de Bogotá D.C., con correo electrónico, comunicaciones@nicolasheredia.com y teléfonos (57) 313.476.3097, en virtud de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 13 del Decreto 1377 del 2013, mediante los cuales se dictan disposiciones para la protección de datos personales, pone en conocimiento esta Política de Tratamiento de Datos Personales a los Titulares de los Datos Personales que sean tratados de cualquier manera por LA CLÍNICA en función de los servicios de salud prestados y en las actividades laborales, comerciales, académicas y de investigación relacionadas:
1. OBJETIVO
El propósito principal de esta Política es poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por LA CLÍNICA para hacer efectivos esos derechos de los Titulares, y darles a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.
NICOLÁS HEREDIA COMBARIZA, MD se compromete con el cumplimiento de la normativa mencionada y la protección de los derechos de las personas, e informa a su grupo de interés que adopta las siguientes políticas sobre recolección, tratamiento y uso de datos personales.
Con referencia a la Historia Clínica, está regulada por la Ley 23 de 1981 y por la Resolución 1995 de 1999 y demás parámetros indicados por el ministerio de Salud y el Archivo General de la Nación, para su diligenciamiento, administración, conservación, custodia y confidencialidad de las historias clínicas.
2. DEFINICIONES
Se entiende por:
a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
b) Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
c) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
e). Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
f) Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
g) Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
h) Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
h) Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
i) . Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
j) . Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
3. TRATAMIENTOS Y FINALIDADES
El tratamiento de los datos personales de pacientes, empleados, ex empleados, proveedores, contratistas, o de cualquier persona con la cual LA CLÍNICA tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia y serán todos los necesarios para el cumplimiento de su misión.
Los Datos Personales tratados por LA CLÍNICA deberán someterse estrictamente y únicamente a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:
a) Contactar a los titulares a los cuales se les pueda brindar información sobre la prestación de los servicios de salud de LA CLÍNICA.
b) Ejecución de convenios para la prestación de servicios de salud con diferentes entidades promotoras de salud, empresas de medicina prepaga, o aseguradoras.
c) Otorgar información sobre las campañas de promoción y planes de prevención en salud.
d) Divulgación de información científica, estadística y tecnológica en LA CLÍNICA.
e) Cumplir con las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de LA CLÍNICA.
f) Cumplir con los procesos internos de LA CLÍNICA en materia de administración de proveedores y contratistas.
g) Ofrecer comercialmente sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los usuarios, con el fin de cumplir con sus compromisos comerciales.
h) Utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos, con la respectiva autorización de los titulares de derecho.
i) La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines médicos, comerciales, administrativos, de mercadeo y/u operativos, incluyendo pero sin limitarse al adecuado y oportuno tratamiento preventivo y correctivo de la salud del paciente, registros estadísticos, investigaciones médicas, expedición de carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
j) Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con LA CLÍNICA con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
k) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de LA CLÍNICA.
l) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
m) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
n) Conservar la información bajo el procedimiento de custodia de documentos de nuestro Sistema de Gestión de Calidad, bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
o) Propender porque la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
p) Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.
q) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
r) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
s) Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos por parte de su representante.
4. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a LA CLÍNICA o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a LA CLÍNICA, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria.
c) Presentar solicitudes ante LA CLÍNICA o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio y/o Secretarias de Salud quejas por infracciones a la Ley.
e) Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de LA CLÍNICA, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento de LA CLÍNICA o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la base de datos del Responsable, sin perjuicio del deber legal de salvaguarda de las historias clínicas de los pacientes, en los términos establecidos por la Ley.
f) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
g) Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.
5. DEBERES DEL TITULAR
El Titular debe garantizar la veracidad de la información que proporciona a LA CLÍNICA y actualizar su información de manera oportuna. En caso de falsedad en la información suministrada, LA CLÍNICA se exime de cualquier responsabilidad.
6. ENCARGADO DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
El Responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales, será el Doctor NICOLÁS HEREDIA COMBARIZA o a quien éste delegue, quien tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta política.
Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:
a) Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o estas Políticas, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes de conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales cuando el Titular presente copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con lo establecido en la Ley, solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales, solicitudes de actualización de los Datos Personales, solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley.
b) Los datos de contacto del Servicio al Cliente son:
DIRECCIÓN FÍSICA: Calle 90 No. 19a – 49, Consultorio 306, Edificio Bambú, Bogotá D.C.
DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: comunicaciones@nicolasheredia.com
TELÉFONOS: (571) 805.0314 – 313.476.3097
7. TIPO DE INFORMACIÓN REGISTRADA
Para facilitar el contacto con los Titulares, registramos y conservamos datos personales o cualquier información vinculada que pueda asociarse a la persona. LA CLÍNICA obtiene información a través de las siguientes fuentes:
• Cuando el paciente o usuario voluntariamente brinda información;
• En los procesos de atención asistencial;
• En los procesos de facturación de servicios;
• Otras fuentes, que brindan información relacionada con el servicio que el usuario requiere.
• En los procesos de actividades comerciales
• En desarrollo de actividades educativas
• En el ejercicio de procesos laborales
La información personal recopilada puede incluir, pero no limitarse a:
• Nombre, direcciones y números de teléfono
• Fecha y lugar de nacimiento, así como su género
• Direcciones de correo electrónico.
• Imágenes y sonidos.
• Información necesaria para facilitar el contacto u otros servicios, incluyendo información familiar o laboral.
• Número de cédula, pasaporte, nacionalidad y país de residencia
• Identificación, representación y existencia en caso de personas jurídicas.
• Uso de servicios.
• Información personal brindada a través de encuestas u otros métodos de investigación.
• Información personal brindada a la oficina de Atención al Usuario.
• Por la naturaleza de nuestra institución prestadora de servicios de salud, también registramos datos básicos de la persona responsable del paciente, así como la entidad promotora de salud a la que se encuentra afiliado
8. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
LA CLÍNICA dispondrá de un mecanismo para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de LA CLÍNICA a través del correo de Servicio al Cliente comunicaciones@nicolasheredia.com o telefónicamente en la línea de atención (571) 805.0314 – 313.476.3097. Cualquiera que sea el medio, LA CLÍNICA guardará prueba de la consulta y su respuesta.
a) Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 y el Decreto 1377, LA CLÍNICA recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las bases de datos de LA CLÍNICA y se la hará conocer al solicitante.
b) El Responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el Titular del Dato Personal, su causahabiente, apoderado, representante, se haya estipulado por otro o para otro, o sea el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por LA CLÍNICA.
c) En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el Titular para su comunicar su solicitud.
d) La respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por LA CLÍNICA. LA CLÍNICA dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de (i) Datos Personales Tratados por LA CLÍNICA que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de LA CLÍNICA.
e) El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes o acreditados de conformidad con la Ley 1581 y el Decreto 1377, así:
Deberá dirigirse a LA CLÍNICA por vía electrónica a la dirección de correo electrónico comunicaciones@nicolasheredia.com, físicamente a la dirección Calle 90 No. 19a – 49, Consultorio 306, Edificio Bambú, Bogotá D.C., o telefónicamente en (571) 805.0314 – 313.476.3097, con la siguiente información:
– Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular.
– Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
– Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
– Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.
LA CLÍNICA antes de atender el reclamo verificará la identidad del Titular del Dato Personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
f) Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, LA CLÍNICA requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
g) Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de LA CLÍNICA no es competente para resolverlo, dará traslado a Servicio al Cliente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.
h) Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de LA CLÍNICA donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
i) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
LA CLÍNICA cumple con lo establecido en el artículo 26 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y se abstiene de transferir datos personales de los Titulares a otros países que no cuenten con iguales o superiores estándares de protección. Sin embargo, procederán las siguientes excepciones:
a) Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;
b) Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública;
c) Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
d) Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
e) Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
10. NEGATIVA A TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN
Si el usuario o paciente considera que LA CLÍNICA no debe utilizar o compartir su información personal con las finalidades aquí recogidas, o no quiere recibir materiales
informativos relativos a LA CLÍNICA, debe escribir al correo electrónico comunicaciones@nicolasheredia.com, físicamente a la dirección Calle 90 No. 19a – 49, Consultorio 306, Edificio Bambú, Bogotá D.C., o telefónicamente en (571) 805.0314 – 313.476.3097.
11. VIGENCIA
Esta Política rige a partir del 1 de julio de 2018. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política y en los términos exigidos por la Ley, para las cuales fueron recolectados.
